Hakutapahtuman kulku riippuu muun muassa tiedonhaun laajuudesta, käytettävästä tietokannasta ja haun tekijän taidoista ja tottumuksista.
Hakutermien valinta: Ensimmäinen edellytys tiedonhaun onnistumiselle on, että tunnet alan käsitejärjestelmän ja sille rakentuva terminologian, jotta osaat käyttää haussasi samoja termejä kuin dokumenttien laatijat ja tietokannan sisällön kuvailijat.
Tietokannan valinta: Seuraavaksi sinun tulee osata valita tietokanta, joka sisältää tietoa, jonka aihe, taso, tuoreus, kieli ja muut ominaisuudet vastaavat tarvettasi.
Käyttöliittymiin tutustuminen: Tietokantojen käyttöliittymät ovat varsin erilaisia. Tutustu käyttämäsi käyttöliittymän ominaisuuksiin huolellisesti.
Hakutermien yhdisteleminen: Kun tietokanta on valittu ja avainsanaluettelo tiedontarvetta kuvaavista termeistä on laadittu, voit
yhdistellä termejä hakulauseiksi Boolen operaattoreilla (JA, TAI, EI)
tehdä fraasihakuja.
rajata hakua, jos saat tulokseksi liikaa viitteitä tai dokumentteja, ja laajentaa hakua jos taas tuloksia tulee liian vähän.
Haun voi monissa käyttöliittymissä kohdistaa johonkin kenttään, esimerkiksi teoksen tai tekijän nimeen tai dokumentin sisällön kuvailussa käytettyihin asiasanoihin.
Vapaateksti- tai kokotekstihaku tarkoittaa sitä, että hakutulokseen otetaan mukaan dokumentit, joissa hakutermi esiintyy missä tahansa kohti tietueessa. Esimerkiksi jos vapaatekstihaulla annat hakutermiksi sanan järvi, tulokseen tulevat mukaan kaikki dokumentit, joiden
tekijä on Järvi-niminen: Mikko Järvi
otsikossa esiintyy sana järvi: Järvi biotooppina
asiasanoissa esiintyy sana järvi
viitteessä jossain muussa kohdassa on käytetty sanaa järvi, esimerkiksi julkaisijan nimi: Järviseutu-seura